صدور سند اصلاحی یا اصلاح سند حسابداری
صدور سند اصلاحی یا اصلاح سند حسابداری

صدور سند اصلاحی یا اصلاح سند حسابداری ، گاهی ممکن است بر اثر خطای انسانی، اطلاعات حسابداری که با اعداد سر و کار دارند، دچار خطا و اشتباه شوند.

هر چند حسابداران و مسئولین مالی باید تمامی دقت خود را در ثبت صحیح اطلاعات حسابداری و رویدادهای ملی بکار بندند اما گاهی خطا و اشتباه رخ می دهد.


شیوه های اصلاح سند حسابداری


- اصلاح سند حسابداری اشتباه به صورت مستقیم: در این روش خطا و اشتباه در همان سند اشتباه مشخص و اصلاح می شود.
- صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی: در این شیوه برای برطرف نمودن اشتباه در سند، سندی جدید صادر می شود.
هر یک از این روش ها دارای معایب و مزایایی هستند که با توجه به شرایط سازمان، بهترین روش انتخاب می شود. به طور مثال، شیوه اصلاح مستقیم برای مواردی به کار گرفته می شود که محدودیتی در تاریخ های بعد از ثبت نیست و حساب ها به صورت روزانه و یا کوتاه مدت بررسی نمی شوند و روش صدور سند اصلاحی بدون تغییر سند اصلی در مواقعی به کار گرفته می شود که تغییر در سند ثبت شده پیشین محدودیت دارد و اصلاح توسط مقام های بالا انجام می شود. در این روش با توجه به اینکه در کنترل ثبت اسناد محدودیت وجود دارد احتمال اشتباه کمتر خواهد بود.


نکات اصلاح سند حسابداری


- چنانچه اشتباه و خطایی در روزی شناسایی شد بهتر است اصلاح آن مستقیما در همان روز( البته با در نظر گرفتن سایر شرایط) انجام شود.
- دو روش اصلاح سند در صورت لزوم باید در گزارشات خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد اصلاح انجام شود.
- چنانچه کنترل مالی و داخلی قوی در واحدهای اقتصادی ایجاد شود امکان بروز خطا و اشتباه به میزان بسیار زیاد کاهش خواهد یافت.


نتیجه پایانی


اگر تعداد اصلاحات زیاد باشد شناسایی علل تفاوت مابین گزارشات مالی مشکل خواهد بود. در ضمن اگر از گزارشات به منظور صورتجلسات رسمی استفاده شود این ارقام متفاوت وجه نامناسبی برای واحد مالی بوجود می آورند و از اعتبار و اعتماد صورت های مالی خواهد کاست.